Qué es un TMS (sistema de gestión del transporte) y para qué sirve

Qué es un TMS

Un TMS es un programa para gestionar el transporte de mercancías: recoge los pedidos, decide qué camión y qué conductor hace cada porte, prepara los documentos que tiene que llevar el camión y deja listo lo que hay que facturar. En una empresa de transporte por carretera sustituye a la pizarra de camiones, al Excel de portes y a buena parte de los papeles.

Qué hace, paso a paso

Lo habitual en un TMS para transportistas:

• Pedidos: entran a mano, por correo, por EDI o por la web del cliente
• Planificación: qué camión, qué remolque y qué conductor hace cada porte, por días
• Documentos: DeCA, albarán y, en internacional, CMR
• Seguimiento: dónde está cada viaje, con la app del conductor o el GPS
• Entrega: firma o foto en destino que vuelve a la oficina
• Facturación: los portes entregados pasan a la factura con su tarifa

TMS, ERP de transporte y GPS: qué hace cada uno

Son tres programas distintos que se confunden a menudo. Lo que hace cada uno:

• TMS: organiza el transporte. Recoge los pedidos, asigna camión, remolque y conductor, saca el DeCA y el albarán, sigue el viaje y deja los portes listos para facturar. Contesta a qué hace cada camión hoy y para quién
• ERP de transporte: todo lo del TMS y además la gestión de la empresa: contabilidad, facturas con Verifactu, cobros y pagos a clientes y colaboradores, compras y personal. Con él sabes también cuánto te deja cada viaje y quién te debe dinero
• GPS o telemática: un equipo instalado en el camión que manda la posición, los km, el consumo y, en muchos casos, los ficheros del tacógrafo. Te dice dónde está el camión y cómo se ha conducido, pero no qué porte lleva ni cuánto vas a cobrar por él
• Facturación y contabilidad: el TMS factura y suele exportar las facturas a otro programa de contabilidad; el ERP de transporte las contabiliza en el mismo sitio, sin pasar datos de uno a otro

Cómo encajan entre sí

El GPS no sustituye al TMS ni el TMS al GPS: se complementan. Un buen TMS o ERP de transporte lee de tu telemática la posición, los km y las llegadas en vez de pedir que alguien los copie. Si ya tienes telemática, pregunta en cada demo con qué proveedores se conecta y qué datos trae.

¿Cómo es un porte de principio a fin con un TMS?

Un caso inventado: Transportes de Ejemplo, con 12 camiones, recibe el lunes un pedido de un fabricante de Zaragoza para cargar el martes 22 palés con destino a Madrid. Lo que pasa con un TMS:

• El pedido entra por correo y queda como porte, con origen, destino, carga, fecha y la tarifa del cliente: 1.380 € por 320 km
• Tráfico abre el planificador, ve que el camión 7 descarga en Zaragoza el lunes por la tarde y le asigna el porte para el martes a primera hora
• El martes a las 6:00 el TMS genera el DeCA con los datos del porte y la matrícula, y el conductor lo tiene en el móvil antes de arrancar
• Al llegar a Madrid, el destinatario firma en el móvil del conductor y la foto del albarán firmado llega a la oficina
• El porte queda entregado y listo para facturar. A fin de mes entra en la factura del fabricante con su número de pedido y la prueba de entrega
• Con los repostajes y peajes del viaje asignados, el porte enseña lo que ha dejado: lo facturado menos lo gastado en ese viaje

¿Y sin TMS?

El mismo porte con Excel y WhatsApp: el pedido se copia del correo a la hoja, alguien mira la pizarra para buscar camión, el DeCA se rellena aparte con los mismos datos, el albarán vuelve en papel días después y la factura se teclea otra vez a fin de mes. Cada copia es una ocasión de equivocarse, y el margen del viaje no lo ve nadie hasta el cierre.

Cuándo lo necesitas

Suele llegar el momento cuando pasa alguna de estas cosas:

• Más de una persona toca el mismo Excel de portes
• Un error de tecleo acaba en una factura mal hecha
• No sabes qué margen te deja cada cliente o cada camión
• Trabajas con colaboradores y cuadrar sus facturas lleva días
• El DeCA digital o Verifactu te obligan a cambiar de programa

Qué mirar al elegir uno

Que resuelva lo obligatorio (DeCA digital, Verifactu), que tenga app para el conductor, que se conecte con tu telemática y tus tarjetas de gasóleo, y que el precio completo esté claro: cuota, implantación y lo que cuesta cada usuario o vehículo.

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